MICE 지식마당

스몰미팅의 개념과 활용방안

‘MICE(Meeting, Incentive travel, Convention, Exhibition) 산업은 고부가가치 산업’이라는 공식으로 불리어진다. 실질적으로 그에 따른 기능과 역할이 인정됨에 따라 전 세계적으로 MICE 산업을 육성하기 위해 다각적인 관심과 투자가 지속적으로 이루어지고 있다. 우리나라의 경우에도 2009년 MICE 산업을 신성장동력산업으로 선정하고 중앙정부 단위뿐만 아니라 지방정부 단위에 이르기까지 MICE 산업의 성장을 위한 다양한 정책적 지원이 지속적으로 이루어지고 있으며, MICE 행사 개최를 위한 노력이 이루어지고 있다.

2022년 UIA(Union of International Associations)에서 발간한 International Meetings Statistics Report-63rd에 따르면 우리나라는 2002~2021년까지 20여년 간 국제회의 개최실적(A type 기준) 세계 6위(9,667건, 전체 중 3.9%)를 기록하였다. 또한, 2021년 단일년도 개최실적으로는 세계 2위를 차지한 것으로 발표되었다. 우리나라는 해를 거듭하며 명실상부 국제회의 개최 강국으로서 위상을 굳히고 있다. 이에 향후 한국 MICE 산업의 위상을 유지하며 지속적인 발전을 도모하기 위해 함께 논의하고 고려해봐야 할 내용들에 대해 기고하고자 한다.

전언한 바와 같이 우리나라는 UIA의 개최순위에서 지속적으로 상위에 랭크되고 있으며, 다수의 기관에서 해당 결과를 MICE 산업 발전을 가늠하는 지표로 활용하고 있다. 실제로 한국관광공사도 매년 우리나라의 ‘국제회의 개최현황’ 보고서를 발간하고 있는데, COVID-19 상황의 영향이 반영되기 직전인 ‘2019년 국제회의 개최현황’ 보고서 내용 중 일부를 살펴보고자 한다. 해당 보고서는 UIA와 ICCA(International Congress and Convention Associations)에서 인정하는 기준에 맞춰 국제회의 개최실적을 조사・분석하고 있다. 이 중 앞서 이야기하던 UIA 기준 국제회의 개최실적을 살펴보면 우리나라는 2위에 기록되어 있는 것을 확인할 수 있다<표 1 참조>.

이처럼 UIA에서는 단순히 개최건수를 제시하는 것 이외에 국제회의의 종류를 3가지로 구분하여 발표하고 있다(ex. A, B, C Type). 우리나라를 비롯한 다수의 국가들이 ‘A Type’에 해당하는 국제회의의 개최 건수가 큰 비중을 차지하는 것을 확인할 수 있다. 이러한 ‘A Type’은 ‘국제기구 또는 단체가 주관하거나 후원하는 회의’라는 조건만을 기준으로 하고 있으며, ‘B, C Type’과는 다르게 전시회 동반 유무, 외국인 참가자 규모, 참가국 규모, 회의기간 등의 기준을 포함하지 않는다. 보다 자세히 첨언하자면 UIA는 2017년까지는 ‘A Type’의 인정 기준에서 ‘참가자가 50명 이상이거나 참가자 수를 알 수 없는 경우’라는 부분을 명시하고 있었으나, 2018년부터 현재까지는 참가자 수에 대한 해당 기준을 삭제하고 이를 고려하지 않고 있다. 이러한 상황으로 비추어볼 때 UIA에 기록된 ‘A Type’에 속하는 국제회의들에는 규모가 작은 회의, 즉 ‘스몰미팅’이 많이 포함되어 있다고 볼 수 있다.

지금부터 규모가 작은 회의를 스몰미팅이라 지칭하며 논의를 이어나가고자 한다. 사실 스몰미팅 개념에 대해선 아직 통일되거나 명문화 된 수준까지 도달하지는 못한 상황이다. 즉, 어느 규모 수준을 스몰미팅이라 할 수 있는 합의된 기준은 부재하지만 일부 사례를 통해 그 수준을 가늠해볼 수 있다. Cvent에서는 50명 이하, Meetingsnet에서는 20~30인 수준, AMADEUS에서는 업계 설문 조사를 통해 50명 이하 등의 규모를 스몰미팅이라 표현하고 있으며, 국내의 경우 경기도는 100인 이하의 규모 수준을 활용하기도 한다. 결과적으로 국제회의 산업을 위한 육성 근거인 「국제회의산업 육성에 관한 법률 시행령」에서 제시하는 기준(국제회의 종류에 따라 300명 이상/외국인 100명 이상 혹은 외국인 150명 이상)에는 미치지 못하는 수준의 회의에 포함된다.

한국관광공사에서 발간하는 MICE산업통계조사연구 보고서에서도 미팅(Meeting)이라는 구분을 확인할 수 있으며, 이에 해당하는 부분들 또한 전언한 스몰미팅 분류에 가깝다고 할 수 있다. 이렇게 분류된 스몰미팅은 다양한 지원 정책 대상에 포함되지 못할 확률이 상대적으로 높다.

반면, MICE 행사 개최 건수의 경우에도 미팅에 해당하는 부분이 MICE 행사 전체 중 92% 이상의 비중을 차지하는 것으로 나타난다.

COVID-19 상황 이전의 이야기이지만 The Meeting Magazines에 포스팅 된 내용을 살펴보면, 대규모 미팅을 파생시킬 수 있는 수단으로 스몰미팅에 집중해야 할 필요가 있음을 주장하고 있으며, 향후 더 많은 스몰미팅이 개최될 것이라 예상하였다. 덧붙여 힐튼 호텔의 경우에도 25개 미만의 객실을 예약하여 활용하는 스몰미팅 형태가 시장의 70%를 차지한다고 밝히며, 스몰미팅의 중요성을 강조하기도 하였다. AMADEUS 포스팅 내용 또한, 스몰미팅의 시장 점유율이 50%를 차지하며, 스몰미팅이 잘 진행되는 경우에는 더 큰 회의 혹은 다양한 기능으로 성장할 수 있음을 시사하고 있다. Cvent 역시 스몰미팅의 중요한 역할에 대한 부분을 강조하고 있다.

하지만 전 세계는 2020년부터 본격적인 시작된 COVID-19의 영향으로 인해 다양한 산업의 구조적 변화를 받아들여야 했고 앞으로도 그 영향은 어떠한 방향으로 진행될지 단언하기 어려운 상황에 있다. 사람들의 이동을 기본 전제로 삼고 있었던 MICE 산업의 경우에는 그 심각성이 그 어떤 산업보다 크다. COVID-19 상황에 따라 사람들의 이동을 전면 통제하는 조치는 스몰미팅을 비롯한 전반적인 MICE 산업의 동력을 멈추게 하였다. 그럼에도 불구하고 미팅을 하지 않을 수는 없으니 COVID-19 사태에서 변화된 형태의 미팅을 탄생시키는 계기가 되었다. COVID-19로 인해 Ontact가 보편화 되었으며, 웹캠을 통해 미팅에 참가하는 것이 익숙한 상황이 되었다. 실제로 많은 행사들이 시간이 지남에 따라 취소되기보다는 변화된 형태의 미팅 방식을 추구하고 있다. UIA 보고서에 따르면, COVID-19 초기 상황에선 미팅을 취소하거나 연기하는 빈도가 높았으나, 시간이 경과할수록 취소 혹은 연기보다 온라인 가상 미팅이나 온라인과 오프라인을 함께 병행하는 하이브리드 형태로 개최되고 있음을 파악할 수 있다.

이처럼 COVID-19 상황에서 미팅의 소규모화라는 트렌드가 형성되었으며, 이에 따라 COVID-19 이후 포스트 코로나 시대에도 스몰 미팅의 수요는 증가할 것으로 전망된다. COVID-19 상황 이전에는 일정 규모를 충족시키는 미팅으로 전문회의시설을 활용하는 형태가 일반적이었다면, 포스트 코로나 시대에는 유니크베뉴를 비롯한 다양한 시설의 활용도를 높일 수 있는 스몰미팅이 증가할 가능성이 높기 때문에 이해관계자들의 변화된, 그리고 다각적인 준비태세가 필요한 시점이다.

전언한 내용과 같이 스몰미팅 활용의 필요성과 전망은 긍정적으로 평가되는 반면 현재 시행되는 지원정책의 기조의 대다수는 다수의 외국인 참가자를 포함하고 있는 대규모 형태의 국제회의에 집중되어 있다. 그 이유 중 하나는 1996년 제정된 「국제회의산업 육성에 관한 법률」이라는 육성 근거를 기반으로 하기 때문이다. 해당 법률은 국제회의를 개최함에 있어 발생하는 직・간접 고용 증대, 국제회의 관련 산업의 발전, 정보의 교류를 통한 산업의 경쟁력 향상 등과 같은 효과를 높이기 위해 국제회의산업을 육성・진흥하고, 나아가 관광산업의 발전과 국민경제 향상에 이바지하려는 목적으로 제정이 되었다. 이와 같이 대다수의 회의 지원 사업이 「국제회의산업 육성에 관한 법률」을 지원 근거로 삼고 있어 비교적 운신의 폭이 한정되어 있을 것이다. 유사한 맥락에서 스몰미팅의 효용성이 있다면, 상대적으로 규모가 작더라도 정책적 대상으로의 관심을 고려해볼 사안이라 생각된다.

이에 우리나라에서 기존에 발표된 자료를 바탕으로 스몰미팅이 발생시키는 가치에 대해 살펴보고자 한다. 한국문화관광연구원 정책과제 내용 중 Meeting이 발생시키는 총 규모가 약 14조 원으로 우리나라 MICE 산업 총 규모 중 73.6%를 차지하는 것으로 산출되었다. 물론 한국관광공사의 통계보고서에 내 Meeting 기준에 따른 결과로 해당 Meeting을 스몰미팅과 동일 선상에 놓고 판단하기엔 다소 무리가 있을 수 있다. 하지만 다수의 외국인 참가자가 포함된 Convention뿐만 아니라 상대적으로 규모가 작은 Meeting에서 발현되는 경제적 가치를 가늠해 볼 때, 스몰미팅을 통해 발현되는 MICE 산업에 대한 발전과 그에 따른 경제적 효과 또한 간과해서는 안 될 것이라 판단된다.

한국관광공사의 보고서(「2022~2026 MICE 관광 마케팅 전략수립 연구」)에 따르면, 향후 회의 산업 변화에 대해 특히 유럽지역에서 소규모 및 단순 회의가 증가 될 것으로 예상하고 있으며, Cvent와 GBTA에서 2021년 4월에 실시한 조사결과에서도 스몰미팅은 1년 이내에 COVID-19 이전 수준으로 회복할 것이라 예상한 반면, 상대적으로 규모가 큰 미팅은 약 2~3년의 회복 시기가 필요할 것이라는 결과를 발표하였다. 이러한 대목에서 우리는 포스트코로나 시대를 맞이하면서 스몰미팅의 활성화를 기반으로 나아가 MICE 산업의 점진적인 회복을 기대해보는 것이 어떨까 생각한다.

4. 스몰미팅을 활용하는 시각의 변화

“이제 ‘스몰미팅’이 대세！”(경기도뉴스포털 , 2022.08.01.)
경기도에서는 전국 최초로 스몰미팅 지원사업을 추진하고 있다. 2021년 11월에 수립한 「경기도 MICE 산업 중장기 육성방안 수립 연구」 정책과제 중 하나로 스몰미팅을 공략하여 COVID-19 장기화 속 지역 내 MICE 경쟁력 강화를 모색하고 있는 중이다. 사업대상자로는 참가자 10명~100명 규모 또는 10명 미만인 경우라도 정기적 개최가 보장된다면 개최운영비를 지원하는 형태이며, ‘경기 스몰미팅 헬프데스크’ 운영을 통해 스몰미팅을 지원한다. 또한, 전문회의시설에서 개최되는 스몰미팅은 지원 대상에서 제외하고 있는데, 이는 스몰미팅과 개최시설의 다양화를 목적으로 하고 있는 것으로 보인다.

또한, 한국관광공사가 최근 발표한 「2022~2026 MICE 관광 마케팅 전략수립 연구」에서도 ‘강소회의 지역 확장’이라는 사업이 제시되었으며, 해당 내용은 스몰미팅의 육성을 의미하고 있다. 스몰미팅의 개념과 범위 정립, 지역 기반 스몰미팅 발굴, 스몰미팅의 인큐베이팅을 통한 강소회의 발굴 등의 세부사업으로 구성되어 있다. 아직 사업이 진행되는 단계는 아니지만 스몰미팅의 개념과 범위를 정립하기 위하여 관련 법률 검토를 통한 지원 근거 마련, 지역 CVB 및 관련기관의 역할 규정, 스몰미팅의 개념 확립과 지원범위 등의 체계를 수립하는 것을 세부 내용으로 담고 있다.

사실 앞서 밝힌 내용과 같이 스몰미팅에 대한 합의된 개념이나 명문화된 형태의 부재에 따라 스몰미팅의 활성화를 위해서는 많은 난관이 있다. 그럼에도 불구하고 다각적 측면에서 스몰미팅의 중요성이 드러나고 있기 때문에 우리는 선택과 집중 전략을 통해 이를 극복해나가야 할 것이라 생각된다. 무엇보다 스몰미팅의 개념 정립과 지원 근거가 시급히 마련되어 할 것이다. 결과적으로 중앙정부 측면의 법률, 지방정부 측면의 조례 등 해당 사업의 지속성을 담보하기 위한 장치가 선행되어야 한다. 다음으로는 스몰미팅 활성화에 집중할 수 있는 지원범위의 설정에 대한 고민이 필요하다. 일차원적으로 개최 및 운영을 위한 금전적 지원을 고민할 수 있으나 유한한 자원의 한계를 타개하는 것은 더욱 어려운 일이 될 것이다. 이에 보다 많은 스몰미팅에 수혜를 제공할 수 있는 지원내용이 함께 고려되어야 한다. 한국관광공사 혹은 지역 CVB 그들의 기능과 역할에 국한된 지원의 형태에서 한 단계 더 나아가 유관기관과의 협력을 통해 주최자들이 스몰미팅을 개최하고 운영함에 있어 용이한 환경을 조성해주어야 한다. 가령 관련 정보 제공의 원스탑 서비스, 행정절차 간소화 서비스, 스몰미팅 주제와 관련된 기관들과의 네트워킹 환경 구축 등 스몰미팅의 개최가 가능한 용이해지도록 환경을 제공하여 그들 스스로 개최하고 운영하고 학습하며 나아가 성장할 수 있는 구조를 기대해야 한다. 마지막으로 스몰미팅의 성장 가능성을 활짝 열어주어야 한다. 여기서 성장이란 의미는 스몰미팅이 대형 국제회의로 변화하는 성장만을 의미하지 않는다. 스몰미팅의 빈도가 높아지는 것도 성장이다. 가령 스몰미팅 10건과 대형 국제회의 1건의 개최에 따른 경제적 효과를 단순 비교한다면 대형 국제회의를 1건을 개최하는 것이 경제성 면에서 높게 산출될 수 있다. 하지만 산업은 연속성을 지니고 있어야 하며, MICE 산업의 긍정적 효과 중 하나인 지역 경제 활성화를 발생시키기 위해선 상대적으로 작더라도 지속적인 생산유발이 이루어질 수 있는 구조가 산업의 영속성에 더욱 효과적일 것이다. 또,스몰미팅이 인큐베이팅을 통해 강소회의, 중대형회의 나아가선 우리나라를 대표할 수 있는 K-컨벤션으로 거듭날 수 있는 장치가 함께 고려되어야 한다.

MICE 산업은 COVID-19 상황을 거치면서 산업 기반 자체가 붕괴 되는 수준의 큰 데미지를 입었다. 이제 포스트 코로나 시대를 준비하는 우리나라의 MICE 산업의 새로운 도약을 위한 기로에서 스몰미팅이 중요한 나침반이 되어주길 기대한다.

글/ 한남대학교 호텔항공경영학과 교수김동한